10 astuces pour bien gérer ses e-mails

 
VIE EN ENTREPRISE / OPTIMISER SON TEMPS DE TRAVAIL

Si votre téléphone sonnait à chaque fois que vous receviez un e-mail, il serait impossible de travailler dans votre bureau... Le courrier électronique est aujourd'hui tellement répandu qu'il peut nous faire perdre beaucoup de temps si nous n'avons pas de plan de bataille établi pour contrer ses offensives incessantes. Alors voici 10 astuces pour vous aider à mieux gérer votre boîte mail.

1. Centraliser vos différentes boîtes de courrier électronique

Si vous avez plusieurs boîtes différentes, fusionnez-les pour que tous vos messages arrivent au même endroit. Cela vous évitera de perdre de précieuses minutes à naviguer de l'une à l'autre.

2. Mettre en place une procédure de tri automatique

Pour plus de clarté, établissez des dossiers suivant vos différents interlocuteurs (clients, fournisseurs, famille...).

3. Réserver des moments à la lecture de vos e-mails

On a toujours tendance à garder constamment un œil sur notre boîte de réception. Cela influe sur notre concentration et nous ralentit dans notre travail. Pour éviter de passer d'un dossier à un autre et de se perdre dans ses différentes tâches, consacrez des moments précis de la journée à la lecture de vos mails.

4. Supprimer, archiver, répondre

Lorsque vous relevez vos e-mails, ne reportez pas à plus tard ce que vous pouvez faire dès à présent. Supprimez tout ce qui peut l'être, archivez les messages importants et répondez quand c'est possible de le faire tout de suite.

5. Filtrer les spams

Le courrier indésirable est une vraie gangrène. Cependant, la plupart des boîtes de réception sont capables de les filtrer efficacement. Il suffit juste de penser à activer la fonction.

6. Créer une adresse poubelle

Si vous n'êtes pas sûr d'un destinataire, vous pouvez vous servir d'une adresse poubelle que vous aurez créée pour ce genre de cas. Cela évitera de vous retrouver avec encore plus de courriers indésirables par la suite sur votre vraie boîte.

7. Utiliser un carnet d'adresses

Utiliser et mettre à jour régulièrement un carnet d'adresses est un réel gain de temps. De plus, il évite les fautes de saisies des adresses lorsque celles-ci sont enregistrées.

8. Activer l'accusé de réception

Il est toujours utile de savoir si notre interlocuteur a lu ou non notre message, afin de ne pas rééditer l'envoi des dizaines de fois inutilement. En quelques clics, vous pouvez activer la fonction « accusé de réception » sur votre boîte.

9. Mettre en place une réponse automatique en cas d'absence

Ouvrir sa boîte de réception au retour des vacances est toujours un cauchemar. Alors, pour gagner du temps, utilisez la fonction de réponse automatique. Programmez une réponse avec vos dates d'indisponibilité et vous n'aurez pas 36 fois le même message à votre retour.

10. N'oubliez pas la signature

La signature automatique en fin de message est un outil indispensable. Pensez à être le plus précis possible, en mentionnant toutes les informations que vous souhaitez faire apparaître (nom, poste, société, numéros de téléphone fixe et portable...).

Publié le 04/05/2009

 
 
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